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유언공증 유언공증 증인결격사유조회(신원조회) 신청시점은 언제인가?
2018-11-09 16:06:08
황 동 주 <lawwoojin@korea.com> 조회수 453
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결격사유조회(신원조회) 신청시점은 언제인가?

 

신원조회는 개인의 중요한 신상정보가 포함되어 있어 본인이 아닌 일반인이 아무나 신청하는 대상이 아닌 것으로 알고 있다. 그러므로 특별한 사항이 없는 한 신원조회에 대한 동의를 받고 진행하여야 된다.

 

그러나 법적으로 중요업무를 처리하는 권한이 있는 곳은 신원조회에 대하여 개별적인 동의서를 받지 않고 진행할 수 있도록 되어 있다.

 

왜냐하면 한정치산, 금치산, 파산선고, 수형사실, 후견등기사실 등의 경우 선고사실을 해당법원에서 공시하고 관보에 게재하기 때문에 이러한 기록은 당사자의 사생활보호보다 거래안전의 차원에서 관리하여야 하기 때문이다.

 

따라서 특정인에 대한 이러한 기록의 열람을 요청받은 경우 해당기관은 이를 허용하여야 하며, 이때 열람절차는 기관 실정에 맞추어 적정히 정하도록 하고 있다.

 

신원조회에 관하여 인터넷에서 검색하면

“신원조회란 결격사유의 확인을 위하여 신청기관이 조회기관에 신원기록 내용의 확인을 신청하는 것을 말하는데, 신원조회에서 보는 것은 크게 범죄사실, 해외출장에 결격 사유가 있는지, 금융관련 신용상태나 기타 학력 위조 등의 여러 가지 사항을 체크하여 채용여부를 결정하게 된다.

 

일반적인 정규직 근로자나 기간제 근로자 등을 뽑을 때도 합격자 선정이 끝난 뒤 합격자의 신원조회를 요청하게 된다. 신원조회도 공무원 채용 조건에 위반된 사항이 있을 경우에만 그 사항을 명시하고 추후에 불합격 처리를 하게 된다.

 

의뢰처는 조회 기관에게 신원조회를 신청한 후 신원조회표에 기록하고 관리한다. 조회 기관으로부터 회보가 된 경우 반드시 관련표에 기록, 관리하고 결격사유에 해당되는 자가 있는지 확인한다.“라고 되어 있다.

 

신원조회의 업무는 아래에 기재하였듯이 신원조회 업무처리 폐지지침에 의하여 신원조회라 하지 않고 결격사유조회라 칭하고 있다.

 

신원조회 업무처리지침 폐지(행정안전부 제2012 - 282호, 2012.8.31)

 

□ 폐지배경

○「신원조회 업무처리지침(행정안전부 예규 제242, 2009. 7. 1.)은 위 처리지침의 부칙 제3(유효기간)에 따라 2012. 7. 1.부로 그 효력을 상실함

 

□ 주요 정비사항

○「2012년도 민원행정 및 제도개선 추진지침(국무총리승인 2012. 1. 31.)에 따라 2012. 7. 1.부터 신원조회결격사유조회로 업무명칭을 변경하고, 결격사유조회 업무처리요령」을 위 민원지침에 포함하여 운영 중임

 

위에서 언급한 신원조회 즉 결격사유조회에 대한 조회의 신청인이 누구이고 조회시점이 언제인지 살펴볼 필요가 있다.

 

신원조회의 신청인은 당사자 본인이거나 당사자로부터 신원조회에 동의한다는 의미의 개인정보 활용 동의서를 제출 받은 회사와 법에 근거하여 조회기관이 될 수 있는 자격이 있는 기관이어야 된다.

 

당사자의 동의가 없는 상태에서 아무나 제3자의 신원조회를 할 수 없으며 신원조회를 요청할 경우에도 요청할 정당한 사유가 있어야 하기에 회사에 채용 시 합격이 예정된 사람, 공무원이나 교사 채용 합격이 예정되어야 가능하다.

 

즉 신원조회를 할 수 있는 근거규정이 있는 법인이나 기관이라도 아무 때나 신원조회를 할 수 없으며 합당한 근거자료가 있어야 가능하다.

 

회사가 근로자를 채용할 경우 모든 응시원서접수자를 대상으로 신원조회를 하여서는 안 되고 합격이 예정된 사람이나 최종합격자로 선정된 상황이라야 조회를 할 수 있다.

 

그러면 공증사무소나 다른 관공서의 결격사유조회 요청 시점은 언제여야 할까?

 

관공서나 경찰서 등의 결격사유조회 시점은 민원접수가 개시된 때이다.

 

민원이 접수되지 않은 상태에서 아무 때나 권한을 남용하여 임의적으로 결격사유조회를 할 수 없다고 본다.

 

공증사무소의 민원접수시점은 공증을 하러 요청하는 분들이 촉탁서를 작성하는 시점에서 민원이 접수되었다고 본다.

 

법률행위 공정증서를 작성할 경우에는 공증촉탁서를 작성하게 하여야 하며, 공증사무는 공증촉탁서의 작성에서부터 시작한다.

 

증인은 공증사무소를 방문한 고객과 문답하여 본인인지 대리인인지, 공정증서의 작성인지 사서증서의 인증인지, 아니면 다른 사무인지 파악하고 공증을 하게 되며 공증업무의 시작시점은 촉탁서의 작성에서부터 개시되기에 촉탁서의 작성행위가 개시된 시점부터 민원의 접수가 있었다고 보면 된다.

 

그러므로 공증사무소가 유언공증을 요청받아 증인이나 유언집행자에 대하여 결격사유조회요청을 하는 시점은 고객이 촉탁서를 작성하여 공증업무가 개시된 시점에서 하는 것이 올바른 방법이지, 공증사무소가 공증업무를 예단하여 민원접수를 받지 않은 상태에서 임의적으로 결격사유조회를 요청하는 것은 아무런 법적근거도 없으며, 법적으로 중요한 업무를 처리하는 권한이 있는 기관의 정상적인 업무범위를 벗어난 것이며, 고객의 동의도 받지 않은 상태에서 진행된 권한을 남용한 행위라고 보아야 할 것이다.

 

그런데 법을 정당하게 적용하여야 할 법무부가 공증촉탁이 개시되지 않은 상태에서 결격사유조회를 마치라고 요구하고 있다는 것은 무엇을 근거로 주장하는 것인지 의심스럽다.

 

결격사유조회를 하고 난 뒤 유언공증을 진행하지 않는 경우도 비일비재하게 일어나고 있으며, 관공서의 업무는 공무원이 개별적으로 앞으로 일어난 것을 예측하여 함부로 제3자의 개인정보를 요청할 수 없다고 본다.

 

그런데 민원이 접수되지 않은 상태 즉 민원신청서가 접수되지 않은 상태에서 공무진행이 마쳐져야 된다는 주장이 설득력이 없다고 생각되며 개인의 중요한 정보가 포함된 것이라면 더욱 정보요청을 함부로 무적격인 상태에서 남발하는 권한남용행위가 진행하는 것 자체가 부적법하다고 생각되기때문이다.

 

행정자치부의 결격사유조회 업무처리지침 중에서 3번과 4번 항목의 일부를 참고하시라 올려본다.

 

결격사유조회 업무처리요령 개정(안) : 2014년 4월

 

3. 결격사유 조회내용의 효과

 

○ 결격사유조회는 회보기관이 조회일 현재 관리하고 있는 결격사유 기록의 내용을 확인하는 것에 불과하며, 조회내용 자체가 법령에 정하고 있는 결격사유에 해당하는지 여부를 최종 확정짓는 것은 아니다.

 

○ 즉, 회보기관은

① 형의 실효 등에 관한 법률 제4조제1항 및 동법시행령 제4조에 따라 지방검찰청 및 지청과 군검찰부(이하 ‘검찰청’이라 한다)가 수형인의 등록기준지(회보기관)에 송부한 수형인명표,

② 종전 가사소송규칙 제7조에 따라 법원이 등록기준지에 통지한 한정치산·금치산 선고,

③ 개인파산 및 면책신청 사건의 처리에 관한 예규 제6조에 따라 법원이 등록기준지에 통지한 파산 선고,

④ 후견등기에 관한 법률 제41조 및 후견 등기에 관한 규칙 제65조에 따라 법원이 등록기준지에 통보한 후견등기(성년후견, 한정후견) 정보를 결격사유기록으로 관리하는 것이므로, 위 사실이 회보기관에 송부·통지되기 전에 결격사유조회를 하여 ‘결격사유에 이상이 없다’고 회보되었다고 하여 민원인의 결격사유가 말소되는 것은 아니다.

 

- 따라서 민원을 접수한 기관(조회요청기관)이 민원에 대한 결격사유조회결과 이상이 없다는 통보를 받았더라도 후에 결격사유가 있음이 밝혀지면 관계법령에 따라 본래 처분의 취소 등 필요한 조치를 하여야 한다.

 

○ 또한, 같은 이유로

① 형의 실효 등에 관한 법률 제4조제2항과 동법 시행령 제5조에 따라 형의 실효 등의 사유로 수형인명표를 폐기하여야 할 사항이 발생한 경우 검찰청은 위 사실을 등록기준지(회보기관)에 통지하여야 하고,

② 종전 가사소송규칙* 제7조에 따라 법원은 한정치산 또는 금치산 선고의 취소선고 사실을 등록기준지에 통지하여야 하고,

③ 개인파산 및 면책신청사건의 처리에 관한 예규 제6조에 따라 법원은 복권 결정을 등록기준지에 통지하여야 하고,

④ 후견등기에 관한 법률 제41조에 따라 법원은 후견등기 말소 및 취소 사실을 등록기준지에 통지하여야 하나, 회보기관에 통지전 결격사유를 조회하여 결격사유기록이 있음을 이유로 민원을 접수한 기관(조회요청기관)이 불허가, 반려, 신청접수의 거부 등의 처분을 하였더라도 민원인이 위 사실을 소명하면 즉시 그 처분을 취소하고 관계법령에서 정한 절차에 따라 민원을 처리하여야 한다.

 

○ 따라서 결격사유기록의 관리를 담당하는 공무원은 검찰청과 법원으로부터 통지받은 수형인명표, 선고문과 후견등기사실 통보서에 대한 관리를 철저히하여 민원인에게 불의의 손해를 끼치지 않도록 하여야 한다.

 

4. 결격사유조회의 절차

 

○ 수형사실, 한정치산․금치산․파산선고사실, 후견등기사실 등 결격사유의 확인이 필요한 민원이 접수되면 즉시 회보기관인 등록기준지 시·구·읍·면으로 결격사유조회를 신청

 

○ 민원처리시 결격사유조회․회보기간이 추가되나 민원사무처리표에 규정된 기존 민원처리기간을 넘기지 않도록 최대한 신속히 처리 할 것

 

가. 결격사유조회

 

⑴ 접수된 민원이 법령상에 결격사유가 규정되어 있어 결격사유조회가 필요하면 민원을 처리하는 기관(조회요청기관)은 민원접수 즉시 [별지 제1호서식]으로 등록기준지(회보기관)에 결격사유조회를 하고 [별지 제2호서식]의 결격사유 조회요청 대장에 기록하여야 한다. 이때 [별지 제2호서식]은 기관별로 통합관리하여야 한다.

 

⑵ 조회방법은 행정전산망, FAX, 우편 중 민원처리기간의 단축을 위하여 적절한 수단을 선택하여야 한다. 이 경우 조회에 필요한 기간은 민원사무처리의 법정기간에서 제외되나 결격사유기록이 없는 경우에는 8근무시간을 초과하지 않도록 하여야 한다.

 

⑶ 조회요청기관에서 민원1회 방문처리 등을 위하여 긴급히 조회가 필요하다고 요청해올 경우 회보기관에서는 FAX 등을 이용하여 즉시 회보하여야 한다.

 

 





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